Политика обработки персональных данных и конфиденциальности FilBox

Тип документа: PRIVACY_POLICY.

Версия документа: 2026-06-08-owner-review.

Дата вступления в силу (UTC): 2026-06-07T13:00:00Z

### 1. Оператор

1.1. Оператором персональных данных является Государственное автономное учреждение культуры "Сахалинская филармония", ИНН 6501016570, ОГРН 1026500540637, КПП 650101001, адрес: 693020, Сахалинская область, г. Южно-Сахалинск, ул. Курильская, д. 40, email по вопросам персональных данных filarmonia@sakhalin.gov.ru.

1.2. Настоящая Политика опубликована в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных” и применяется к FilBox, внутреннему разделу `/legal`, личному кабинету и связанным сервисным функциям.

### 2. Категории субъектов

Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий лиц:

- пользователи FilBox;
- администраторы, сотрудники и уполномоченные пользователи учреждения;
- заявители на доступ;
- представители контрагентов;
- сотрудники, представители учреждения, участники процессов, получатели сервисных сообщений и иные лица, данные которых правомерно внесены в FilBox;
- лица, обращающиеся в поддержку;
- лица, направляющие запросы субъектов персональных данных;
- кандидаты, сотрудники и подрядчики оператора, если они используют FilBox.

### 3. Категории данных

В зависимости от роли и сценария FilBox может обрабатывать:

- ФИО;
- должность, роль, подразделение, организация;
- email, телефон, логин;
- сведения учетной записи, роли, права доступа;
- историю входов, IP-адрес, user-agent, технические журналы;
- историю согласий и версий документов;
- сведения о мероприятиях, участии, билетной статистике, заявках, сервисных заметках;
- сообщения, уведомления, статусы доставки;
- обращения в поддержку и вложения;
- сведения о действиях в системе и административном аудите;
- данные экспортов, резервного копирования и восстановления;
- иные сведения, которые пользователь правомерно вводит в FilBox в пределах своей роли.

Оператор не требует вносить специальные категории персональных данных, биометрические данные или данные несовершеннолетних, если это не предусмотрено отдельным законным основанием и отдельной процедурой.

### 4. Цели обработки

Персональные данные обрабатываются для следующих целей:

- регистрация и управление учетными записями;
- предоставление доступа к FilBox;
- разграничение ролей и прав;
- обеспечение безопасности и расследование инцидентов;
- ведение мероприятий, заявок, сервисных операций, билетной статистики и интеграционных данных;
- направление сервисных уведомлений;
- поддержка пользователей;
- исполнение пользовательского соглашения, служебной заявки, трудовых, гражданско-правовых или иных законных оснований доступа;
- фиксация согласий, версий документов, отзывов и повторного принятия;
- обработка обращений субъектов персональных данных;
- экспорт, резервное копирование, восстановление и аудит;
- защита прав и законных интересов оператора, пользователей и иных лиц;
- выполнение требований закона.

### 5. Правовые основания

Правовыми основаниями обработки являются:

- согласие субъекта персональных данных;
- заключение и исполнение договора;
- исполнение обязанностей, предусмотренных законодательством;
- поручение обработки персональных данных, если отдельная внешняя договорная модель будет утверждена отдельно;
- законный интерес в обеспечении безопасности, аудита, защиты прав и предотвращения нарушений;
- иные основания, предусмотренные 152-ФЗ.

### 6. Операции обработки

Оператор может осуществлять сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, обновление, изменение, извлечение, использование, передачу, предоставление, доступ, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

### 7. Локализация и трансграничная передача

7.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение таких данных с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, если иное не допускается законом.

7.2. Трансграничная передача персональных данных осуществляется только при наличии правового основания, проверки получателя и выполнения применимых уведомительных обязанностей перед Роскомнадзором.

7.3. На дату утверждения настоящей редакции фактический статус трансграничной передачи: нет по основной модели; требуется отдельная проверка при подключении внешнего сервиса.

### 8. Передача третьим лицам и порученная обработка

8.1. Оператор может передавать данные:

- собственному серверу/ноутбуку учреждения в помещении оператора;
- Telegram/MAX как каналам кратких сервисных уведомлений и ссылок в систему;
- email как ручному контактному каналу;
- ответственным лицам, которые вручную сверяют и вносят минимальную статистику без ПДн покупателей;
- внутреннему контуру резервного копирования на том же сервере;
- подрядчикам поддержки и разработки;
- государственным органам в случаях, предусмотренных законом.

8.2. Передача осуществляется только в объеме, необходимом для конкретной цели, и при наличии договора, поручения обработки или иного правового основания.

8.3. Актуальный реестр субобработчиков должен храниться во внутреннем юридическом контуре FilBox.

### 9. Сроки хранения

Сроки хранения определяются целью обработки, договором, законом и внутренней политикой хранения. Рекомендуемые сроки:

- учетная запись пользователя: срок действия доступа и 3 года после прекращения, если требуется для защиты прав;
- журнал согласий: срок действия отношений и 3 года после их прекращения;
- аудит безопасности и административных действий: срок действия отношений и 3 года после их прекращения, если не установлен иной срок;
- обращения субъектов ПДн: 3 года после закрытия обращения;
- экспортные файлы: до 7 календарных дней, если меньший срок не установлен заявкой; метаданные экспорта хранятся 3 года;
- резервные копии: ежедневно, срок хранения 30 дней, доступ только по административным правам.

Указанные сроки применяются как базовые и могут быть изменены приказом или регламентом хранения при изменении фактической архитектуры.

### 10. Права субъекта

Субъект персональных данных вправе:

- получить сведения об обработке его данных;
- потребовать уточнения, блокирования или уничтожения данных;
- отозвать согласие;
- обжаловать действия оператора;
- получить информацию о предполагаемой или осуществленной трансграничной передаче;
- получить сведения о лицах, которым раскрываются данные, если это применимо.

Запросы направляются на email filarmonia@sakhalin.gov.ru или через предусмотренный в FilBox контур обращений субъектов.

### 11. Отзыв согласия

Согласие может быть отозвано субъектом. После отзыва оператор прекращает обработку, если отсутствуют иные законные основания для продолжения обработки.

Отключение необязательного канала уведомлений, если такая настройка доступна, не прекращает получение обязательных сервисных и юридически значимых сообщений внутри FilBox.

### 12. Меры защиты

Оператор принимает правовые, организационные и технические меры защиты, включая:

- разграничение ролей;
- аутентификацию и контроль сессий;
- журналирование юридически значимых действий;
- ограничение доступа к административным разделам;
- резервное копирование;
- контроль экспортов и сроков доступности файлов;
- процедуры обработки инцидентов;
- договорные обязательства подрядчиков;
- периодический пересмотр прав доступа.

### 13. Изменение политики

Новая редакция публикуется в FilBox. При существенных изменениях система может потребовать повторного принятия обязательных документов.